As grandes empresas estão ocupadas em trabalhar cada vez mais direcionadas à processo, pois eles são bases para sustentação dos pilares organizacionais. Estão buscando definir cada vez mais Regras de Negócios que façam mais sentido, buscando o melhor posicionamento de mercado com o foco em um nicho específico.
Elas buscam a melhor integração entre os três níveis de uma estrutura organizacional. Com a definição em um primeiro nível com as regras de negócio, em um segundo com as regras sistêmicas e, por fim, em um terceiro com as regras de processos, na busca da melhor integração a cultura organizacional e capacitação técnica do time responsável pelos resultados.
Quando definimos de maneira bem integrada a realidade organizacional, vivenciamos a realidade de resultados mais enxutos e direcionados. O grande desafio realizado, desde a alta administração até a linha operacional, é de aumentar cada vez mais o seu faturamento e. Então, na busca incessante de redução de custos que, em determinados casos, perde até de vista a carne de referência e acaba comprometendo o corte do osso. Tal prática acaba como expressão do resultado final da perda de qualidade nos processos, nas entregas e faz com que chegue, em graves momentos, até o cliente final!
Quando a estrutura organizacional chega ao seu limite mínimo, o próximo passo é a busca de eliminação de desperdícios nos processos, buscando otimizar e automatizar o máximo que for possível. Assim, a busca de execução dos processos sem a perda de qualidade.
Caminhando agora na estrutura organizacional, desde o estudo estratégico para a definição de regras de negócios onde buscamos atender prioritariamente os pontos que trazem benefícios diretos: Melhores Resultados do Negócio, Custo com Pessoal e por fim Redução do Risco do Negócio.
Após o mapeamento dos benefícios da qualidade, iniciamos os seus desdobramentos no ciclo de sistema e desdobrando ainda mais para o ciclo de processos. A integração de cada um dos pontos, obrigam os processos a ter mais claro as definições de entradas, isto é, seus requisitos e as suas saídas com os seus produtos.
Agora com cada um dos processos estruturados, pode-se cada vez mais caminhar na busca de benefícios para o cliente, da análise de dados, para os recursos humanos, da tecnologia da informação e por fim da conformidade de processos.
Os benefícios para o cliente busca, com a transparência e melhor comunicação, a redução de erros e, quando automatizados, a redução de erros causados pelo impacto de atividades manuais. Outro ponto é a procura de maior velocidade trazendo uma maior rapidez do serviço prestado com qualidade.
Já no caso da análise de dados, a estruturação de processos traz uma maior qualidade no tratamento das informações. Com a busca de melhorar do escopo para a coleta de dados, onde a estrutura traz uma melhor forma de reduzir a carga de trabalho, com automação e a valiosa tradução dos dados em informações relevantes para a tomada de decisão do negócio.
Para os recursos humanos, as definições de processos impactam cada vez mais na manutenção da qualidade, aumentando mais a satisfação dos nossos funcionários com a valorização sendo utilizada como fortes impulsionadores como fator motivacional, com o resultado sendo concentrado em tarefas mais interessantes e desafiadoras. Como resultado podemos medir uma menor rotatividade com pessoal e ainda aumentar a sua eficiência, pois com o processo a sua capacitação fica mais facilitada a sua mensuração. Por fim, este processo acaba trazendo uma nova imagem, por proliferar desejo de novos profissionais a trabalhar em nossa organização, com a redução de mais um curso, de contratação.
A tecnologia da informação, por sua vez, com processos bem definidos, trata os dados de forma cada vez mais focada e automatizando a carga de trabalho em todos os departamentos da empresa atendendo às suas demandas e desafios.
O próprio sistema da qualidade traz mecanismos e ferramentas para a garantia de conformidade dos processos que estão sendo realizados. Já com o pessoal bem capacitado e a estrutura bem definida, temos a possibilidade de obter resultados dentro de tudo que foi definido. Caso isso não ocorra, os próprios mecanismos trazem ferramentas de não conformidades, ações corretivas e preventivas em todas as suas fazem.
O fechamento sempre será com a medição de eficácia, após a realização de todas as ações previstas no seu plano.
Buscaremos nos próximos encontros, falar de cada item com melhor descrição da famosa receita dos “como fazer”, até lá.
Mauro Claro
Diretor de Pós Graduação e Extensão, Educação a Distância e Novos Negócios pelo Eniac, Técnico em processamento de dados e Graduado em Administração e Pedagogia. Especialista em Finanças e Mestre em Ciências Contábeis.
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