O diagrama de Gantt vai facilitar a visualização e a conclusão das etapas do seu projeto, ajudando a alocar recursos com eficiência, reduzindo custos, otimizando a comunicação entre os colaboradores e muitos outros benefícios.
Ele é o suporte que você precisa para entender e ter controle sobre os avanços nos processos da equipe. Com ele, você terá maior facilidade para criar estratégias e tomar decisões precisas.
Se você quer entender o que o diagrama de Gantt é e como implementá-lo, basta seguir a leitura. Vamos lá?
O que é um diagrama de Gantt?
O diagrama de Gantt é um gráfico de barras que mostra o cronograma de um projeto. O seu nome vem do seu inventor, o engenheiro mecânico Henry Gantt, que projetou o modelo em 1917.
Com uma estrutura semelhante a de uma linha do tempo, o diagrama mostra as tarefas a serem executadas em seu eixo vertical, e os intervalos de tempo no eixo horizontal. A largura das barras horizontais é o que mostra a duração das atividades.
Atualmente, os gráficos de Gantt mostram também as dependências entre tarefas, os seus status, propriedades, responsáveis e datas de início e término. Ele acompanha a equipe do início ao fim do projeto.
Para que serve o diagrama de Gantt?
Com o diagrama de Gantt, tanto o gestor de projetos quanto a equipe podem acompanhar as etapas, os prazos e as responsabilidades de cada um nas demandas. Todos podem ter uma visão geral dos fluxos, os seus marcos, possíveis atrasos e resultados.
O gráfico deve ser usado para que a equipe possa seguir essa programação e se situar quanto ao andamento do projeto, iniciando as tarefas com antecipação, cumprindo os pré-requisitos necessários e maximizando a agilidade e a produtividade.
Com a representação gráfica de Gantt, você vai entender a importância de um trajeto essencial, ou seja, a estratégia que busca reduzir situações em que uma atividade pode atrasar outras e, dessa forma, ocasionar diversos problemas e atrasos de prazo.
Ele te ajuda a definir quais tarefas precisam ser realizadas primeiro, de forma que o projeto seja concluído sem problemas e com sucesso.
Como fazer um gráfico de Gantt?
O diagrama de Gantt é composto por alguns elementos, como:
- Gráfico de barras de linha do tempo: o alicerce inclui barras de Gantt e símbolos para indicar informações como tarefas e agendamentos.
- Barra de Gantt: a representação visual da tarefa, que mostra a sua duração, o seu tipo, porcentagem de conclusão, folgas de tempo, datas indicadas para início e término, se é um marco ou um ponto crítico.
- Nomes de tarefas: a descrição da tarefa.
- Escala de tempo: os intervalos de tempo.
- Marcos: as datas de metas ou pontos de verificação, que geralmente estão juntos com a conclusão de uma tarefa.
- Dependências: as relações entre as tarefas e quais devem começar ou terminar em relação a outra.
- Datas: datas específicas, como deadlines.
Agora vamos ao passo a passo para a criação do seu diagrama:
Passo 1: Identifique e liste as tarefas que precisam ser realizadas no projeto. Todas devem ser claras e mensuráveis.
Passo 2: Defina a duração ideal de cada tarefa a partir da estimativa de quanto tempo é preciso para concluí-la, a depender da escala do projeto.
Passo 3: Dê uma sequência para as tarefas; descubra as suas dependências, ou seja, quais precisam ser concluídas antes que outras comecem, e defina as ordens dos fluxos.
Passo 4: Crie uma linha de tempo horizontal com a duração total do projeto.
Passo 5: Insira as tarefas encontradas no diagrama de Gantt. Para cada tarefa, adicione uma barra horizontal representando a sua duração na linha do tempo, estendendo-a até a sua data de conclusão.
Passo 6: Inclua as dependências, conectando as barras com setas que indiquem a sequência e as relações.
Passo 7: Adicione marcos e datas de entregas ou eventos.
Passo 8: Insira recursos, informações, atribuições para cada membro e mais dados que vão transmitir uma visão detalhada.
Passo 9: Revise e ajuste o diagrama de Gantt para que todas as informações estejam corretas.
Passo 10: Compartilhe e atualize o diagrama de Gantt em conjunto com a equipe e todas as partes interessadas. A atualização do status dos fluxos deve ser constante, bem como os ajustes na medida das alterações.
Quais são as vantagens de usar o diagrama de Gantt na gestão de projetos?
O gráfico de Gantt pode e deve ser usado em projetos para monitorar e deixar claro o avanço de suas etapas. Esse acompanhamento permite que as estratégias da empresa sejam seguidas com maior facilidade pelos colaboradores de qualquer departamento.
Com a ajuda do gráfico de Gantt, todos terão o máximo de aproveitamento dos fluxos, desde o seu planejamento, até a execução e finalização.
Por isso, dedicamos este tópico para te explicar mais sobre os benefícios do diagrama. Confira!
1. Visualização clara do cronograma
O diagrama de Gantt permite uma representação visual facilitada do cronograma do projeto. Assim, os membros da equipe e os stakeholders podem enxergar as tarefas, os seus prazos, sequências, responsáveis e várias outras informações com facilidade.
2. Identificação das dependências
Você poderá ver as dependências entre as tarefas, ou seja, quais tarefas precisam ser terminadas antes que outras comecem. Isso ajuda a evitar gargalos e atrasos, além de te ajudar a decidir como elencar atribuições, recursos e prazos.
3. Alocação eficiente de recursos
Você terá um controle muito melhor de recursos com o diagrama de Gantt, entendendo o que está sendo utilizado em cada tarefa e em qual período de tempo. Assim, você evita desperdício de potencial, sobrecargas, ociosidades e retrabalhos.
4. Acompanhamento do progresso
O diagrama de Gantt te ajuda a acompanhar o andamento das tarefas, mostrando visualmente o progresso, de forma que basta uma olhada para que todos entendam em que pé estão.
Você verá gargalos, atrasos e adiantamentos com agilidade, podendo tomar medidas corretivas a tempo, antes que maiores dores de cabeça surjam.
5. Comunicação eficaz
O diagrama de Gantt é uma ferramenta poderosa de comunicação, já que as informações ficam acessíveis, são compartilhadas com clareza. Todos os stakeholders, a equipe e até mesmo os clientes podem acompanhar o status do projeto.
6. Planejamento e reprogramação simplificados
Com o gráfico de Gantt, é possível entender o impacto das alterações no cronograma por causa de imprevistos ou mudanças. Você poderá reorganizar as tarefas e redistribuir entre os membros da equipe rapidamente, pois qualquer alteração será facilitada.
7. Tomada de decisão informada
A partir da representação visual do cronograma e das pendências, os gestores podem tomar decisões embasadas e estratégias condizentes com a realidade das etapas. Eles ganham uma visão clara das demandas e das consequências das alterações.
O diagrama de Gantt vai oferecer uma visão geral do seu projeto, ajudando a planejar, monitorar resultados, facilitando a comunicação e a tomada de decisões bem embasadas.
Esta é uma ferramenta valiosa para a gestão de projetos eficiente, pois além de todos os benefícios citados, ajuda as equipes a alcançarem os objetivos dentro do prazo e do orçamento.
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Você também pode adicionar novas tarefas, definir dependências e ajustar datas de início e término, tornando o planejamento de projeto visual, organizado e fácil.
Visualize o cronograma do projeto, planeje e acompanhe seu progresso, compartilhando com toda a equipe. Em caso de desvios, o seu cronograma será automaticamente ajustado para garantir a conclusão eficiente das etapas.
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